Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, les acheteurs exigent souvent que les pièces constituant le dossier de réponse soient signées électroniquement par le représentant légal de l’entreprise (ou la personne habilitée à l’engager). Attention, la signature manuscrite scannée et apposée sur un document numérique n’est pas considérée comme originale. La signature doit être générée avec un certificat de signature électronique, conforme à la réglementation.
Le certificat de signature électronique est nominatif. Il engage son titulaire pour ses fonctions au sein de son organisation. La réponse à l’appel d’offre dématérialisé doit donc être signée soit par le dirigeant de l’entreprise, soit par une personne habilitée à cet effet et pouvant le justifier par une délégation de pouvoirs.
Tous les documents à signer numériquement sont listés par l'acheteur dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.
Depuis octobre 2018, l’assouplissement des règles permet à l’acheteur de n’imposer une signature électronique qu’à l’entreprise ayant obtenu le marché. Mais l’acte d’engagement devra bien être signé électroniquement.