Un des éléments dont on manque le plus quand on se lance en tant qu'entrepreneur ? Le temps ! Comment ne pas se disperser pour se focaliser sur l'essentiel ? Comment optimiser son organisation avec des outils efficaces, mais ne pas les multiplier pour, finalement, perdre en efficacité ? 

Découvrez quelques outils, proposés notamment par Julie Pouliquen (La Cordée) lors d'une de nos conférences au Forum de l'Entrepreneuriat : 

• Tout d'abord, règle n° 1 : ne pas sur charger son espace de travail, et aussi son bureau virtuel. Il doit se présenter comme un "havre de paix". Archiver tout ce qui peut l'être, ne garder que l'essentiel.

Pourquoi travailler avec des outils collaboratifs ?

Les outils numériques de collaboration permettent aux équipes, des plus petites aux plus grandes, de coordonner leurs actions et s’organiser au service de la performance de leur activité.  Ces outils collaboratifs permettent de fluidifier vos méthodes de travail : exit les mails et les messageries classiques ! Certaines plateformes tout-en-un vous permettront de faciliter la communication avec vos équipes via la gestion numérique de vos tâches, et même d’organiser des actions avec des partenaires externes. En théorie, en optant pour un outil de collaboration, vous pouvez réduire la quantité d’outils à utiliser en complément, et ainsi vous concentrer sur la coordination de vos tâches pour mieux travailler en équipe. Les outils collaboratifs vous permettent travailler avec toutes les parties prenantes, que cela soit sur des tâches ponctuelles ou sur des projets à long terme.  

Quels sont les avantages des outils collaboratifs ?  

Les outils collaboratifs vous permettent de travailler en équipe de façon plus efficace, que cela soit au sein d’une même équipe, en collaboration avec d’autres services ou même avec un partenaire externe. Les avantages des outils numériques de collaboration sont multiples : ils donnent la faculté de communiquer et collaborer sur des projets de manière asynchrone, permettent à des équipes décentralisées de collaborer efficacement, de partager des données et des informations transparentes entre les différentes parties prenantes en les regroupant dans un seul et même endroit. Attention tout de même à garder des points de vigilance ! Les outils de collaboration à distance connaissent aussi leurs inconvénients. La mauvaise utilisation des messageries instantanées / chats peut les rendre intrusifs, et ils ne doivent pas servir à substituer un contact humain. Également, ne tombez pas dans le piège de la surconnexion : le risque de ne plus mettre de frontière en temps vie privée et vie personnelle, entre horaire de travail et temps libre est à écarter.  

Quelques outils en ligne pour l'organisation et le travail à plusieurs :

• Wunderlist : un outil simple de to-do-list avec possibilité d'indiquer une récurrence aux différentes tâches, de les partager/attribuer avec d'autres, de programmer des rappels, des notifications etc. Gratuit.

• Slack : cet outil très connu propose une plateforme de communication collaborative. Messagerie instantanée, archivage et recherche de contenu... l'outil se veut simple d'utilisation. Il permet de réduire drastiquement les emails, mais peut devenir chronophage si vous participez à de nombreuses conversations. Point fort : les nombreuses interfaces possibles avec d'autres applications comme la CRM: Gratuit dans une certaine limite.  Propose une offre entreprise. (outils concurrents : Todoist - français, ProWorkflow, Teamwork projects...).

• Asana : une plateforme de collaboration permettant de superviser et coordonner les équipes, gérer les tâches et automatiser la délégation et la communication de travail. L’une de ses grandes forces réside dans le fait que plus de 260 intégrations avec d’autres outils sont disponibles pour centraliser votre travail. Gratuit jusqu’à 15 utilisateurs.  

• Notion : nouvel outil tendance, Notion est une plateforme collaborative vous permettant de centraliser tout votre travail. Notion vous permet de rédiger des documents, gérer des projets, insérer des tâches, enregistrer des documents, créer des calendriers …  Cet outil est particulièrement adapté pour la communication asynchrone. A partir de 7,5€ par membre et par mois.  

• ClickUp : un outil de gestion de projet en équipe permettant de lister des tâches sous forme de tableau Kanban, de calendrier ou de timeline. ClickUp possède également plus de 1000 intégrations, dont les calendriers Google, Apple et Outlook, mais aussi des applications de stockage comme Dropbox et Google Drive, des applications de développement et de suivi du temps. A partir de 7$ par membre et par mois. 

• Monday : un outil permettant d’obtenir une vision globale de l’avancement de l’ensemble des projets de votre entreprise, organisé en fonction de vos équipes. Elle permet une transparence de l’information. Sa simplicité d’utilisation en fait un outil qui peut convenir à n’importe quel service. Gratuit jusqu’à 2 utilisateurs. 

• Appear.in : un outil de vidéoconférence sans inscription et sans installation prélable sur son poste. A partir d'un simple navigateur (Chrome ou Firefox), on crée une salle de réunion virtuelle en lui donnant un nom. On obtient aussitôt un lien unique sous la forme appear.in/lenomdevotresalle, qu'on peut ensuite partager par mail ou sur les réseaux sociaux. Lorsque les invités suivent le lien fourni, ils apparaissent sur votre écran et vous pouvez commencer à dialoguer avec eux. Gratuit.

• Trello : un outil collaboratif pour créer des boards ou tableaux pour chaque projet. Chaque projet comprend une série de carte de tâches, qu'on organise dans les 3 colonnes à faire / en cours / terminé par un système de glisser-déposer. Chaque carte peut être assignée à une ou plusieurs personnes avec des deadlines. Gratuit. Offre business class.

• Miro : un outil qui permet de remplacer le tableau blanc de votre salle de réunion ! Parfait pour optimiser le travail en équipe en télétravail, il vous permet de brainstormer à plusieurs sur une interface interactive. Gratuit (fonctionnalités limitées). 

• Google Workspace : un véritable espace de travail vous permettant de centraliser dans une seule et même suite le stockage de vos documents, la gestion des calendriers, l’organisation de réunions, la création de vos contenus (documents textes, diaporamas, tableurs). A partir de 5,75€ par utilisateur et par mois. 

• Microsoft 365 : un environnement de travail tout-en-un comprenant des options de stockage, de calendrier, de visioconférences et de création de contenu (Word, Powerpoint, Excel).

• Framadate : outil pour faire un sondage simple. Pas d'inscription préalable. Propulsé par l'association Framasoft (outil concurrent : Doodle)

• Zapier : cet outil simple d'utilisation permet d'automatiser ses tâches d'une application à l'autre. Ex : si on m'assigne une tâche sur Trello avec une date limite (voir plus haut), cela crée automatiquement une tâche dans mon agenda google, etc. Permet d'automatiser des tâches de type agenda, emailing, ecommerce, etc sur plus de 400 applications. Les possibilités sont très nombreuses, bien réfléchir au préalable aux actions qu'on souhaite automatiser.