Boîte à outils

Des outils pour mieux s'organiser à plusieurs et gagner du temps

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Un des éléments dont on manque le plus quand on se lance en tant qu'entrepreneur ? Le temps !  Comment ne pas se disperser pour se focaliser sur l'essentiel ? Comment optimiser son organisation avec des outils efficaces, mais ne pas les multiplier pour, au final, perdre en efficacité ? 

Découvrez quelques outils, proposés notamment par Julie Pouliquen (La Cordée) lors d'une de nos conférences au Forum de l'Entrepreneuriat : 

Tout d'abord, règle n° 1 : ne pas sur charger son espace de travail, et aussi son bureau virtuel. Il doit se présenter comme un "havre de paix". Archiver tout ce qui peut l'être, ne garder que l'essentiel.

Outils pour les réseaux sociaux : 

- Pocket : pour ne plus être surmergé par le flux infini des publications sur les réseaux sociaux, cet outil permet de mettre de côté du contenu que l'on peut consulter plus tard, sans avoir l'impression de "rater quelque chose". Article, vidéo, images... tout élément sauvegardé dans Pocket est disponible sur  téléphone, tablette ou ordinateur sans connexion.

- News Feed Eradicator for Facebook : cet outil supprime le fil d'actualité et les éléments autour de la page. On peut continuer à communiquer, à envoyer des messages sans se laisser distraire. A télécharger sur votre navigateur (ex dans le Chrome Web Store).

Quelques outils en ligne pour l'organisation et le travail à plusieurs : 

- Wunderlist : un outil simple de to-do-list avec possibilité d'indiquer une récurrence aux différentes tâches, de les partager/attribuer avec d'autres, de programmer des rappels, des notifications etc. Gratuit.

- Slack : cet outil très connu propose une plateforme de communication collaborative. Messagerie instantanée, archivage et recherche de contenu... l'outil se veut simple d'utilisation. Il permet de réduire drastiquement les emails, mais peut devenir chronophage si vous participez à de nombreuses conversations. Point fort : les nombreuses interfaces possibles avec d'autres applications comme la CRM: Gratuit dans une certaine limite.  Propose une offre entreprise. (outils concurrents : Todoist - français, ProWorkflow, Teamwork projects...).

- Appear.in : un outil de vidéoconférence sans inscription et sans installation prélable sur son poste. A partir d'un simple navigateur (Chrome ou Firefox), on crée une salle de réunion virtuelle en lui donnant un nom. On obtient aussitôt un lien unique sous la forme appear.in/lenomdevotresalle, qu'on peut ensuite partager par mail ou sur les réseaux sociaux. Lorsque les invités suivent le lien fourni, ils apparaissent sur votre écran et vous pouvez commencer à dialoguer avec eux. Gratuit.

- Trello : un outil collaboratif pour créer des boards ou tableaux pour chaque projet. Chaque projet comprend une série de carte de tâches, qu'on organise dans les 3 colonnes à faire / en cours / terminé par un système de glisser-déposer. Chaque carte peut être assignée à une ou plusieurs personnes avec des deadlines. Gratuit. Offre business class.

- Framadate : outil pour faire un sondage simple. Pas d'inscription préalable. Propulsé par l'association Framasoft (outil concurrent : Doodle)

- Zapier : cet outil simple d'utilisation permet d'automatiser ses tâches d'une application à l'autre. Ex : si on m'assigne une tâche sur Trello avec une date limite (voir plus haut), cela crée automatiquement une tâche dans mon agenda google, etc. Permet d'automatiser des tâches de type agenda, emailing, ecommerce, etc sur plus de 400 applications. Les possibilités sont très nombreuses, bien réfléchir au préalable aux actions qu'on souhaite automatiser.