Réglementation

Logiciels ou systèmes de caisse sécurisés obligatoires à partir du 1er janvier 2018

Publié le MARDI 19 SEPTEMBRE 2017

Logiciels ou systèmes de caisse sécurisés obligatoires à partir du 1er janvier 2018 - CCI de Lyon

Entreprises, n'attendez pas le dernier moment pour vous mettre en conformité. Ce qu'il faut savoir en quelques points clés.

Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi instaure l'obligation, pour les assujettis qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen de logiciel et de systèmes de caisse, d'utiliser un logiciel ou système sécurisé certifié. Ce dispositif s'appliquera à compter du 1er janvier 2018.

Qui est concerné ?

Ce dispositif concerne : 

  • Toute personne personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse. Sont concernés tous les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne, c'est-à-dire par l'assujetti lui-même qui ont une fonction d'enregistrement du règlement.
  • Les commerçants qui utilisent une balance comptoir poids / prix avec fonction de mémorisation et d’encaissement

Ce dispositif ne vous concerne pas :

  • si vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse (caisse autonome sans fonction « enregistrement). Toutefois l’assujetti est tenu de prouver l’absence d’utilisation d’un tel système et doit présenter un extrait de sa comptabilité tenue sur papier (livre de caisse, livre journal).
  • si les opérations réalisées sont exonérées de TVA ou si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA.
  • si vous êtes micro-entrepreneur (sous le régime fiscal de la franchise en base de TVA)

Les types de caisse visés par la loi

Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement, notamment :

  • Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses ») : ces systèmes n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour être reliés à d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement,
  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système (générant ou non directement les écritures comptables),
  • Les logiciels d'encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau ou non : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ceux-ci disposent de fonctionnalités comptables et de gestion,
  • Les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement.

Les terminaux de paiement (au sens strict) sont exclus du champ de la loi.
Les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion initialement inclus dans la loi en sont finalement exclus : cette modification du champ d’application de la loi a été annoncée le 15 juin 2017 dans un communiqué de presse du ministre de l'Action et des Comptes publics, Gérald Darmanin. Ce recentrage fera l'objet d’une modification législative d'ici la fin de l'année 2017.

Les logiciels et systèmes de caisses doivent remplir les conditions suivantes :

Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l'administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.

Le logiciel ou le système de caisse doit prévoir : 

  • l'accès de l'administration aux données d'origine enregistrées initialement ainsi qu'au détail daté des opérations et des corrections apportées ;
  • la sécurisation des données de règlement et la restitution dans l'état de leur enregistrement d'origine ;
  • une clôture qui doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice), et obligatoirement une clôture journalière et mensuelle ;
  • la conservation des données en ligne durant 6 mois minimum, ainsi que l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice).

Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration fiscale ?

Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, le chef d'entreprise doit présenter pour chaque équipement, l’un ou l’autre des documents suivants fournis par l’éditeur du logiciel ou système de caisse (en faire la demande à l’éditeur pour les matériels acquis avant l’entrée en vigueur de cette réglementation) :

  • un certificat délivré par un organisme accrédité : 
    ll doit mentionner que les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données sont respectées, et doit indiquer précisément le nom et les références de ce logiciel (y compris la version concernée et le numéro de licence) ou de ce système et la date à laquelle le logiciel ou système a été acquis. 
    Si  le logiciel ou système a été développé en interne, il doit faire l'objet d'un certificat délivré par un organisme accrédité. 

    Au 1er juillet 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC (instance nationale d'accréditation) pour vérifier la conformité des systèmes de caisse :
    - Pour un logiciel : AFNOR Certification (INFOCERT) pour le référentel "NF 525"
    Pour une balance comptoir : Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE)  rubrique Contact, Vos contacts directs .

  • une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel ou du système délivrée lors de l'achat :

    Elle comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur, et l'autre par l'acheteur,
    Elle est individuelle et nominative, délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne). Une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse.

Comment savoir si mon logiciel ou système de caisse est conforme ?

La liste des logiciels conformes est consultable sur le site de L'AFNOR certification/Infocert , Liste des produits certifiés

La liste des systèmes de caisse certifiés est consultable sur le site du Laboratoire national de Métrologie et d'essais LNE.

Dans certains cas une mise à jour du logiciel sera suffisante. Celle-ci peut se faire dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat. Une attestation devra être fournie par l’éditeur. Si le logiciel ou le système utilisé n'est pas conforme à ces exigences le professionnel doit acheter une nouvelle version du système utilisé ou acheter un produit conforme. 

Les coûts engagés pour obtenir les certificats et attestations des logiciels utilisés doivent être comptabilisés en charges.

Sanctions prévues:

À partir du 1er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, la non-présentation d’un certificat ou attestation conforme entraînera une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme.

Pour en savoir plus :

- Informations sur la réglementation : contact Christine Ottavy : 04 72 40 58 58

- Liens utiles :