Comme la création d'une entreprise, celle d'une Union Commerciale requiert de prendre des précautions et de faire des démarches administratives. Comme la grande majorité des Unions Commerciales sont créées en association, la plupart des textes et documents font référence à ce statut.
Choisir une identité juridique
Le choix de l'identité juridique aura des conséquences sur toute l'organisation de votre Union Commerciale. Il est donc indispensable de bien connaître les avantages et les inconvénients liés à ce choix.
Association loi 1901
Les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association et son décret d'application du 16 août 1901
Les associations dont le champ d'activités dépasse les frontières sont parfois appelées "internationales".
Il s'agit, en fait, d'associations françaises dans la mesure où leur siège est situé en France.
Trois éléments caractérisent une association :
a. Une convention : L'association est un contrat entre, au minimum, deux personnes : personnes physiques ou personnes morales (sociétés commerciales, commune, région, département, etc.). Ces personnes peuvent être de nationalité française ou étrangère. Il n'y a pas de nombre maximal de sociétaires. Ce contrat est régi quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligation. Il doit donc respecter les articles 1108 et suivants du Code civil : consentement, validité du consentement, etc.
Capacité pour contracter :
- un mineur émancipé peut contracter librement
- un majeur en curatelle peut constituer librement une association mais l'assistance de son curateur est nécessaire s'il doit faire des actes de disposition (apport, cotisation)
- un majeur en tutelle est dans la même situation que le mineur non émancipé
- une personne déchue de ses droits civiques peut constituer ou adhérer à une association
- une personne déchue du droit de diriger une personne morale peut constituer ou adhérer à une association
b. Une durée : L'association se caractérise par sa permanence. Elle est donc formée pour une certaine durée fixée par les membres. Elle existe même quand ceux-ci ne sont pas collectivement réunis.
c. Un but : Les membres de l'association mettent en commun leurs connaissances ou leur activité. Leur participation peut prendre diverses formes: participation matérielle, intellectuelle, etc.
Cette participation doit répondre à trois conditions :
- elle doit être effectuée de façon permanente : une personne qui adhère pour une période limitée (journée, semaine etc.) n'est pas considérée comme un membre de l'association
- elle ne doit pas être effectuée en état de subordination à l'égard de l'association (caractéristique d'un contrat de travail)
- elle ne doit pas faire l'objet d'une rémunération sous quelque forme que ce soit
L'association, ou contrat d'association, est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun leurs connaissances ou leurs activités, dans un but autre que de partager des bénéfices. C'est pourquoi on parle d'association à but non lucratif.
Si elle réalise des excédents, ceux-ci doivent être utilisés pour réaliser l'objet désintéressé de l'association. Une association qui répartirait ses bénéfices entre ses membres serait requalifiée par les tribunaux en société crée de fait avec des conséquences importantes : perte de la personnalité juridique, responsabilité des associés de fait à l'égard des tiers, etc.)
En cas de dissolution, les sociétaires ne peuvent pas se partager le boni de liquidation.
En outre, l'objet de l'association mais également l'activité réellement exercée doit être licite. A défaut, l'association doit être dissoute.
Les autres formes de groupement :
Société Coopérative est une société commerciale inscrite dans le droit des sociétés, complétée par quelques éléments de droit coopératif :
- Le statut de Scop dépend du droit des sociétés. Ce sont soit des Scop SA, soit des Scop SARL.
- Ce sont des entreprises à capital variable.
- Les actionnaires majoritaires de la Scop sont les salariés (tous les salariés ne sont pas forcément associés). Ils votent en Assemblée Générale selon le principe "une personne = une voix"
- Aucun associé ne peut être majoritaire
- Les associés-salariés détiennent :
- Le capital : minimum 50% des parts
- Le pouvoir : minimum 65% des votes - Les associés extérieurs détiennent au maximum 49% du capital. Les associés extérieurs peuvent voter en fonction du capital détenu (dans la limite de 35% maximum des votes)
- La responsabilité des associés est limitée aux apports, y compris pour le mandataire social (Administrateur, Gérant, PDG).
- Le gérant a un statut de salarié (peut prétendre aux Assedic).
- Les bénéfices sont partagés entre l'entreprise (réserves, minimum 15%), les salariés (participation, minimum 25%) et les associés (dividendes, maximum 33%)
- Les réserves sont impartageables
Le site officiel des sociétés coopératives et participantes
Groupement d'Intérêt Economique
Le but du groupement d'intérêt économique est de faciliter ou de développer l'activité économique de ses membres, d'améliorer les résultats de cette activité. L'activité du GIE doit se rattacher à l'activité économique de ses membres. Contrairement à l'association, les membres du GIE sont indéfiniment et solidairement responsables des dettes du groupement.
Une association dont l'objet correspond à la définition du GIE peut faire l'objet d'une transformation
en un tel groupement sans donner lieu ni à dissolution ni à la création d'une personne morale nouvelle.
Une telle transformation permet aux membres de partager les profits y compris le boni de liquidation
alors que cette répartition est interdite aux membres d'une association.
Les fonds de dotation
Les fonds de dotation Il s'agit une personne morale utilisée, par un individu ou par un collectif, comme outil de financement privé et désintéressé d'actions d'intérêt général. Les formalités de création sont aussi simples que celles valables pour une association loi 1901. Mais les obligations administratives peuvent être ensuite plus lourdes.
Syndicats :
Un syndicat a pour objet exclusif la défense d'intérêts professionnels et il ne peut être fondé que par des personnes exerçant la même profession, des métiers similaires ou des métiers connexes.
Les formalités d'acquisition de la personnalité juridique sont plus simples: dépôt des statuts et de la liste nominative des dirigeants à la mairie.
Les ressources ne sont pas limitées. Un syndicat peut notamment recevoir des libéralités ou acquérir des immeubles sans autorisation ni restriction.
Sociétés :
Une société est constituée dans le but de partager des bénéfices ou de profiter de l'économie pouvant résulter de l'entreprise commune. En cas de dissolution, les membres d'une société peuvent se partager le boni de liquidation.
Choisir le nom de votre union commerciale
L'Union Commerciale constituée sous forme associative choisit librement son nom. Elle possède un droit privatif sur celui-ci, ce qui lui permet de faire interdire, en justice, l'utilisation par une autre personne d'une dénomination identique ou proche si cela entraîne un risque de confusion.
A noter qu'il n'existe pas de répertoire national des associations mais on peut faire une recherche auprès de l'INPI (Institut national de la propriété industrielle) pour savoir si le nom envisagé est déjà utilisé par un commerçant ou une société.
L'association ne doit pas utiliser notamment un nom dont l'usage est protégé (la loi protège pour les fédérations sportives le titre " Fédération française " ou " Fédération nationale ") ; l'utilisation des termes " fondation ", " mutuelle", "mutualité" est également réglementée. Un nom déjà utilisé, ou risquant de créer une confusion avec le nom d'une autre personne physique ou morale peut obliger l'union commerciale a modifier le sien et entraînerait alors des frais inutiles.
Il n'est pas obligatoire que le mot " association" figure dans le nom; de nombreux termes peuvent désigner une association : club, amicale, cercle, groupe, ligue etc.
Lorsqu'une association n'a comme membres que d'autres associations, elle est alors une union.
Principes
Il s’agit de rechercher, en groupe, le nom le plus approprié à votre association. Nous vous conseillons a priori de définir différentes directions de recherches et de travailler chacun de ces axes séparément. Exemples : loisirs, sport, culture, métiers, luxe… Procédez ensuite par associations d’idées.
Déroulement
Il faut commencer par définir sommairement l’objectif voulu : Quelles évocations attend-t-on ? Après quelques exercices d’entraînement, le groupe produit, en association libre, le plus grand nombre de noms. Dans cette phase, il est essentiel d’exclure les commentaires et les appréciations. Dans ce cas, une production de 200 mots est courante. Au fur et à mesure, notez toutes les idées sur un paper-board à la portée de tous. Une fois cette phase achevée, demandez à chacun des participants de sélectionner les mots qui lui conviennent le mieux. Les résultats sont mis en commun et retravaillés en groupe.
Remarques
La phase de croisement et d’association est très importante et doit être particulièrement rigoureuse. Lors de votre sélection finale, contentez-vous de retenir 4 à 5 mots pouvant personnaliser votre projet associatif. Nous vous présentons ci-dessous un tableau à exploiter pour évaluer la qualité des noms retenus et pour choisir le nom le plus approprié. Le nom retenu sera bien sûr celui ayant obtenu la meilleure note.
Pour chaque nom pressenti, lister : principe / développement / dessin, logo / avantages / inconvénients / points à vérifier / points à améliorer / déclinaisons possibles / note globale
Rédiger les statuts
Toute la vie de votre Union Commerciale sera régie par vos statuts et le règlement intérieur (non obligatoire). Vous devrez apporter la plus grande rigueur à ces deux rédactions.
Les statuts comportent un certain nombre de dispositions :
- un préambule contenant les déclarations d'intention
- le nom de l'association
- l'objet de l'association, c'est à dire le but et le champ d'action
- les moyens mis en œuvre pour parvenir à la réalisation de cet objet, c'est-à-dire l'activité de l'association
Si l’association offre de façon habituelle des produits à la vente ou fournit des services, elle doit expressément prévoir ses activités dans les statuts :
- le siège social de l’association
- la durée de l’association qui peut être illimitée ou fixée pour un temps déterminé ou pour un objet précis
- les ressources de l’association : montant des cotisations…
- la composition des membres : les différentes catégories, les conditions d’admission, d’exclusion, les pouvoirs
- les organes de direction de l’association, leur rôle, leurs pouvoirs, les modalités d’élection, la durée des fonctions…
- les modalités des réunions des assemblées générales : modalités de convocation, délais, vote, quorum
- les modalités de modifications des statuts
- les règles de dissolution de l’association
Les statuts ne sont pas soumis à enregistrement sauf s'ils prévoient des apports immobiliers auquel cas l'intervention d'un notaire est obligatoire.
Sauf cas particuliers (associations sportives, associations reconnues d'utilité publique, par exemple), le contenu des statuts est totalement libre. La loi laisse donc une grande part à l'initiative de ses fondateurs pour définir le mode de fonctionnement de l'association. Mais une fois définies, les règles doivent être respectées par les membres de l'association. Ils doivent donc faire l'objet d'une attention particulière.
Il est recommandé de ne faire figurer dans les statuts que les éléments permanents; les détails comme le montant des cotisations figurent dans le règlement intérieur plus facilement modifiable.
Les statuts matérialisent le contrat d'association et font la loi des parties. Ils s'imposent donc aux membres de l'association. Des décisions prises en contradiction avec les statuts pourraient être contestées par les sociétaires devant les tribunaux.
La loi prévoit seulement que l'association doit faire connaître :
Son nom
L'association choisit librement son nom. Elle possède un droit privatif sur celui-ci, ce qui lui permet de faire interdire, en justice, l'utilisation par une autre personne d'une dénomination identique ou proche si cela entraîne un risque de confusion.
Son adresse
Toute association doit avoir un siège social. Il sert notamment à déterminer la préfecture compétente pour recevoir les déclarations de l'association.
Le siège social peut être :
- un local pris en location ou acquis
- le domicile de l'un des dirigeants
- un bâtiment collectif mis à disposition par une collectivité publique comme les "maisons des associations".
Les statuts ne sont pas soumis à enregistrement sauf s'ils prévoient des apports immobiliers auquel cas l'intervention d'un notaire est obligatoire.
En savoir plus sur la rédaction des statuts (site service public).
Rédiger le règlement intérieur et le registre spécial
Le règlement intérieur :
Ce document a seulement pour objet de compléter les statuts. Il n’est pas obligatoire et généralement il réglemente les rapports de l’association avec ses membres. Il ne peut pas contenir de dispositions contraires aux statuts.
Un règlement intérieur peut exister mais n'est pas obligatoire, sauf cas particuliers. On peut mentionner dans les statuts qu'un règlement intérieur pourra être rédigé ultérieurement (prévoir les modalités de rédaction, d'approbation ou non par l'assemblée générale).
Il est rédigé sur papier libre, daté et signé. Il ne fait pas l'objet d'un dépôt à la préfecture et d'une publication au journal officiel.
Il est opposable aux adhérents de l'association.
A titre indicatif, il peut prévoir :
- le mode de calcul des cotisations et leur montant
- les sanctions disciplinaires
- les règles relatives à la tenue de la comptabilité
- le fonctionnement des assemblées générales (convocation, majorité, etc.)
- les modalités de fonctionnement des sections locales
- les heures d'ouverture des locaux etc.
Le registre spécial
Les associations doivent tenir un registre spécial (qui peut être un simple cahier) coté et paraphé
sur chaque page par la personne habilitée à représenter l'association, c'est à dire le président.
Les pages doivent être numérotées et indissociables ; il n'est donc pas possible d'utiliser des
feuilles volantes.
Doivent être portés sur ce registre "de suite et sans aucun blanc" avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative :
- les modifications apportées aux statuts ;
- les changements de dirigeant ;
- les nouveaux établissements fondés ;
- le changement d'adresse du siège social ;
- les acquisitions ou aliénations des immeubles de l'association.
Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande. Il constitue en quelque sorte la mémoire juridique de l'association.
L'assemblée générale constitutive
Organiser l'Assemblée Générale constitutive :
L’assemblée générale constitutive est convoquée par les initiateurs de l’association ou fondateurs. C’est au cours de cette assemblée que les statuts seront adoptés en l’état ou après modifications demandées par les participants. Elle n’est pas obligatoire mais est la base de la création de l’association.
Le mandat
Mandat ou pouvoir : Le terme juridique est mandat, le terme courant est pouvoir.
On dit "mandat" ou "procuration". On désigne ainsi, à la fois le pouvoir et le document par lequel ce pouvoir est transmis. Ces appellations visent la convention par laquelle une personne donne à une autre le pouvoir de faire pour elle un ou plusieurs actes juridiques.
Le mandat peut être verbal. Il prend le plus souvent l'aspect d'un texte écrit, en empruntant soit la forme d'un acte sous seing privé, soit celle d'un acte passé devant. notaire. Il peut être "général" ou au contraire "spécial", dans ce cas, il est fait en vue de la réalisation d' une action déterminée. par exemple, en vue de conclure une vente.. En raison du principe juridique du parallélisme des formes, si la Loi exige que le mandat soit écrit et s'il est destiné à autoriser une personne à faire un acte juridique qui requiert qu'il soit passé en la forme authentique, le pouvoir doit aussi être notarié.
Le mandat est un contrat intuitu personae, il finit normalement à l'échéance du terme prévu par les contractants ou par la dénonciation du mandant, mais aussi au décès du mandant ou du mandataire. Il prend fin également par la déconfiture du mandant.
Sauf convention contraire, le mandat est gratuit. Si le mandataire ne prétend pas qu'une rémunération a été convenue, ni qu'il ait fait des avances ou des frais pour l'exécution de sa mission, la juridiction de proximité ne saurait condamner le mandant au paiement d'une rémunération en raison des démarches que le mandant a accomplies à l'occasion de l'exécution de la mission qui lui avait été confiée.
Le pouvoir de représenter une personne en justice, lorsque les dispositions du Nouveau Code de Procédure ne rendent pas obligatoire la représentation par un avocat, résulte nécessairement d'un mandat spécial.
Le mandataire répond de ses fautes envers son mandant, lequel est engagé par les actes de celui-ci a réalisés en son nom dans la limite de ses pouvoirs, à son tour, le mandataire répond de celui qu'il s'est substitué dans l'exécution du mandat qui lui a été confié. Il n'est pas tenu à indemnisation à l'égard de la victime
Actions à réaliser ensuite
- L'agrément ministériel : L'agrément constitue une forme de relation privilégiée qu'un ministère entretient avec une association. Il suppose de la part des instances dirigeantes l'acceptation d'un certain nombre de contraintes en échange de l'acquisition de droits spéciaux.
- Reconnaissance d’utilité publique : une association loi 1901 déclarée peut être reconnue d’utilité publique, par décret en Conseil d’État. En savoir plus sur la reconnaissance de votre Union Commerciale
- Ouvrir un compte bancaire
- Assurer votre Union Commerciale
Accompagner durablement votre territoire et vos entreprises
La CCI propose un accompagnement sur mesure pour mener à bien votre projet de territoire et mettre en œuvre des actions de dynamisation du tissu commercial.
