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Chèques-cadeaux : motivez vos salariés, réduisez vos charges !

Face aux défis actuels de rétention des talents et à l'évolution des attentes des salariés en matière de reconnaissance, les chèques-cadeaux se présentent comme une solution flexible et avantageuse pour les employeurs. Ils permettent de récompenser les équipes tout en offrant des bénéfices fiscaux, le tout sans complexité excessive. Mais leur utilisation est encadrée par des règles précises qu’il est essentiel de respecter pour éviter tout redressement. Voici comment tirer le meilleur parti de cet outil tout en restant conforme à la législation ! 
Jeudi 17 octobre 2024

Employeurs : les avantages que vous pourrez tirer des chèques-cadeaux 

Motivation des équipes et renforcement du lien social

Offrir des chèques-cadeaux permet de reconnaître les efforts et les contributions des salariés, favorisant ainsi leur motivation. Ils constituent un outil de reconnaissance qui peut s’adapter à divers moments de la vie professionnelle ou personnelle des salariés. En conséquence, les chèques-cadeaux aident à maintenir un climat de travail positif, à renforcer la cohésion d’équipe et à réduire le turnover. Ce geste, souvent perçu par les salariés comme une attention personnelle, améliore également la perception qu’ils ont de leur employeur, renforçant leur engagement.

 

Avantages fiscaux attractifs 

Les chèques-cadeaux, sous certaines conditions, sont exonérés de cotisations sociales, ce qui représente un avantage non négligeable pour les employeurs.  

En 2024, le montant exonéré est fixé à 193 € par salarié et par événement.  

Cette exonération permet à l'employeur de récompenser ses salariés sans alourdir les charges sociales, tout en augmentant leur pouvoir d’achat de manière tangible. Un avantage concret, non monétaire, qui ne grève pas les budgets RH, tout en restant dans un cadre fiscal avantageux.

 

Simplicité de mise en œuvre 

Les chèques-cadeaux sont faciles à distribuer et peuvent être adaptés à plusieurs types d’événements. Ils sont disponibles en format physique ou dématérialisé, ce qui les rend très pratiques à gérer, même dans le cadre d'une politique de télétravail ou d’une organisation multisite. Par ailleurs, leur gestion administrative est simple à condition de respecter les plafonds et les événements définis par la législation, ce qui en fait un outil flexible pour l'employeur. 

Comment utiliser les chèques-cadeaux de manière optimale ? 

Déterminer les événements éligibles 

Selon la législation, les chèques-cadeaux peuvent être attribués à l’occasion d’événements spécifiques qui touchent directement les salariés. Voici la liste complète des événements reconnus par l'URSSAF, pour lesquels les chèques-cadeaux peuvent être exonérés de cotisations sociales : 

  • La naissance ou l’adoption d’un enfant ; 
  • Le mariage ou le PACS ; 
  • Le départ à la retraite ; 
  • La fête des mères et la fête des pères ; 
  • La Sainte-Catherine (pour les femmes célibataires de 25 ans) et la Saint-Nicolas (pour les hommes célibataires de 30 ans) ; 
  • Noël, à la fois pour les salariés et pour leurs enfants âgés de moins de 16 ans dans l’année civile ; 
  • La rentrée scolaire, pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans inscrits dans une institution scolaire ou universitaire.

 

À noter : Il est essentiel que le chèque-cadeau soit attribué en lien avec l’événement pour bénéficier de l’exonération. Par exemple, un chèque-cadeau offert pour Noël doit être utilisé pour des achats en rapport avec cet événement (jouets, décoration, etc.), tandis qu’un chèque pour la rentrée scolaire doit être dédié à l’achat de fournitures, vêtements ou autres équipements liés à la scolarité. Si cette condition n’est pas respectée, l'entreprise risque de perdre le bénéfice de l'exonération.

 

Respecter les seuils d’exonération 

Le montant total des chèques-cadeaux attribués au salarié pour un même événement au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 193 € en 2024).
 

Si ce seuil est dépassé, l’exonération de charges sociales n’est plus applicable et l'employeur devra verser des cotisations sur la totalité du montant du chèque, et non uniquement sur l'excédent. Il est donc crucial de bien suivre les attributions pour chaque salarié tout au long de l'année, et de cumuler les montants de tous les chèques distribués pour éviter tout dépassement involontaire.

 

Par exemple : Si un salarié reçoit un chèque de 120 € pour Noël et un autre de 80 € pour la rentrée scolaire, le total (200 €) dépasse le seuil de 193 €. L'employeur devra donc payer des cotisations sur la totalité des 200 €, sauf si les conditions d’exonération sont remplies pour chaque chèque séparément.

 

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Mettre en place une gestion rigoureuse 

L'usage des chèques-cadeaux doit être équitable et transparent. Tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient en CDI, CDD, à temps partiel ou en apprentissage, ont droit aux mêmes avantages, sans distinction de poste, de niveau hiérarchique ou de type de contrat. L'attribution des chèques-cadeaux ne peut pas être utilisée comme une sanction ni être discriminatoire. Par ailleurs, il est recommandé de bien documenter chaque attribution en précisant l'événement concerné et la date de remise, afin de garantir la conformité avec les règles URSSAF et d’éviter toute contestation. 

Les erreurs à éviter 

Bien que l’utilisation des chèques-cadeaux soit simple, certaines erreurs peuvent coûter cher à l’entreprise. Voici les principales erreurs à éviter :

 

1. Attribuer les chèques-cadeaux à des événements non reconnus
 

Il est crucial que les chèques-cadeaux soient attribués uniquement pour des événements définis par la réglementation. Offrir un chèque-cadeau pour une performance professionnelle spécifique n’ouvre pas droit à l’exonération de charges, même si cela semble être un geste de reconnaissance. Il est donc important de bien se conformer aux événements reconnus par l'URSSAF.
 

2. Dépasser le plafond sans surveillance
 

Si un salarié reçoit des chèques-cadeaux qui, cumulés, dépassent 193 € dans l’année pour un même événement, l'employeur devra régler des cotisations sur le montant total, et non juste sur l’excédent. Il est donc important de suivre de près les montants attribués pour s'assurer que chaque chèque est bien en dessous du seuil légal.
 

3. Distribuer les chèques à un mauvais moment
 

Les chèques-cadeaux doivent être remis au moment de l'événement auquel ils sont liés. Par exemple, offrir un chèque pour Noël au mois de mars ou un chèque pour la rentrée scolaire en décembre expose l'employeur à un risque de redressement fiscal. Une distribution tardive peut être interprétée comme un abus des règles d’exonération.
 

4. Ignorer les restrictions d’utilisation
 

Un chèque-cadeau distribué pour un événement spécifique (par exemple, la rentrée scolaire) doit pouvoir être utilisé dans des enseignes pertinentes (fournitures scolaires, vêtements d’enfants, etc.). Si l'employeur offre un chèque avec des conditions d’utilisation trop larges (ex. : valable dans n’importe quel rayon d'un grand magasin), il risque de ne plus bénéficier de l’exonération.
 

Comment réussir la distribution des chèques-cadeaux ? 

1. Anticiper et planifier la distribution 
 

Afin d'éviter tout dépassement de plafond et garantir l'exonération des charges, il est recommandé de planifier à l'avance la distribution des chèques-cadeaux. Faites un suivi régulier du montant total attribué à chaque salarié pour rester en conformité avec la législation. Un calendrier de distribution en fonction des événements URSSAF peut être un excellent moyen de rester organisé.
 

2. Communiquer sur les avantages
 

Informez clairement vos salariés sur les événements couverts par les chèques-cadeaux et les conditions d’utilisation. Une bonne communication en interne favorisera une meilleure appropriation de cet avantage et contribuera à renforcer la relation de confiance entre l'employeur et ses salariés. Vous pouvez également proposer aux salariés des solutions numériques pour une utilisation plus simple des chèques (applications mobiles, cartes dématérialisées, etc.).
 

3. Recourir au rescrit social
 

En cas de doute sur l’éligibilité ou les montants des chèques-cadeaux, n’hésitez pas à faire appel à la procédure de rescrit social auprès de l’URSSAF. Cette démarche permet d’obtenir une validation des pratiques et d'éviter de potentielles sanctions. Cela montre par ailleurs la bonne foi de l’entreprise en matière de conformité fiscale.
 

Les chèques-cadeaux sont un outil puissant pour renforcer la cohésion d’équipe, motiver les salariés et bénéficier d’avantages fiscaux. En respectant scrupuleusement les règles d’attribution et en planifiant leur distribution, les employeurs peuvent en tirer le meilleur parti tout en assurant leur conformité avec la législation en vigueur. Une gestion rigoureuse et transparente est la clé pour maximiser l’impact de cet avantage sans risque de redressement. 

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